物が捨てられないで困ることってありませんか?「いつか使うから捨てられない」と残していた資料が、一度も使わずに10年も・・・

 

こんにちは。

江東区亀戸の税理士・行政書士の大島崇史です。

 

 

年末で忙しい今、なぜか過去の書類の電子化に勤しんでいます。

今まで既存のお客様の資料についてはすべて紙で保存していました。

しかし、この度事務所を移転し、過去の資料の置き場がなくなってしまったのです。

そのため、紙で保存していた資料をスキャンしCD-Rに保存することにしたのです。

 

もちろん、過去の資料がそのまま新事務所に持っていけないことはわかっていました。

しかし、無理にでもやらなきゃいけない状況というのを作りたかったのです。

どうしても過去の資料というのは整理するのが億劫になります。

そのため「やらなきゃいけない状況」を自ら作ったのです。

過去の資料を保存するために利用していた事務所の面積は約1/6、

つまり、家賃の1/6は過去の資料を保存するための費用。

そう考えると年間でかかる費用も結構な額になります。

 

だからといってお客様の資料を「置き場がないからすべて破棄」なんてことはできません。

大切なお客様の情報ですから。

例えば土地の購入時の資料などは、土地を売却した際の税金の計算で必要となるのですが、

多くのお客様は紛失されてしまうのです。

 

当事務所では5年間は紙で保存し、5年以降は電子化し保存します。

皆さんも税金関係の書類はどのくらい保存すればいいのかお悩みではないでしょうか?

書類の内容によっては原本を紙で保存しなければならないものもありますので、

お悩みの方はご相談ください。

 

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